公司各部（室）： 为规范公司招标、比选活动，加强公司合同管理工作，提高企业投资效益，维护公司权益，根据国家和地方现行法律法规以及集团公司相关制度，结合公司工作实际，制订《公司招标管理办法》、《公司合同管理办法》、《公司比选管理办法》。 现将三个制度印发给你们，从2021年5月1日起执行。
附件：1.《公司招标管理办法》 2.《公司合同管理办法》 3.《公司比选管理办法》
河北中阳房地产开发有限公司 2021年4月30日
河北中阳房地产开发有限公司
合同管理办法
第一章 总则
第一条 为加强合同管理，健全合同风险防范体系，规范合同谈判、起草、审核、签订、履行以及合同用印、归档、保管等各环节，保障公司各项经济活动安全运行，有效防范经营过程中的法律风险，特制定本办法。
第二条 以公司名义对外签订的合同、协议，以及出具的承诺、书面意见等可能引起法律后果的文书均适用本办法。
第三条 公司签订的合同由主办部门组织评审，并报集团公司法律事务与合规部进行审核。
第二章 合同主办部门及职责
第四条 以公司名义对外签订合同的部门，为合同主办部门，主要职责为：
（一）对合同实施过程进行监督、指导、检查；
（二）负责合同的谈判、起草、评审、签署工作；
（三）负责对公司拟签署的合同文本送审集团公司法律事务与合规部；
（四）负责对合同对方当事人资信情况进行调查并确保对方签署合同的真实性；
（五）核实合同所具备的形式要件；
（六）掌握合同履行情况，及时发现、处理合同履行中出现的问题、纠纷，参与纠纷的调解工作；
（七）按要求及时将合同文本资料原件进行整理、存档、备案；
（八）其他合同管理事项。
第三章 合同管理流程
第五条 合同主办部门负责合同的起草、评审、签订等工作，应符合以下流程：
（一）主办部门起草合同，起草完毕将合同草稿连同“合同评审表”一并发往协办部门及领导进行评审；
（二）主办部门组织协办部门及领导召开合同评审会议，对合同草稿提出的不同意见进行讨论，由主办部门统一整理形成合同初稿；
（三）主办部门与对方单位就初稿中的合同条款进行具体商谈，将不同意见记录下来；
（四）主办部门针对对方单位意见与相关部门、公司领导沟通后对合同条款进行修改，并与对方单位沟通后定稿；
（五）主办部门将定稿合同OA报送集团公司法律事务与合规部进行审核。
（六）主办部门根据集团公司法律事务与合规部出具的审核意见表对合同定稿进行修改，经公司领导同意后与承包单位进行再次沟通，双方无异议后签订正式合同。
第六条 合同主办部门负责与签约对方洽谈合同，并要求对方提供以下文件：
（一）自然人身份信息，营业执照正本（或副本），法定代表人身份信息等主体材料；
（二）对方经办人员系代理洽谈、签约的，应要求其提交有明确委托事项的授权委托书；
（三）与合同相关的技术、商务、法律上的依据和其他证明合同真实性的资料。
以上文件经核实后，合同主办部门应留存。
第七条 合同主办部门负责合同的起草，起草合同时必须遵守以下原则：
（一）设定合同各方权利、义务应明确，确保实现合同目的，避免在履行过程中给公司造成不必要的损失；
（二）合同条款完备、规范、明确、合法、可执行。
第八条 合同审核后，按以下要求进行签署、归档：
（一）合同无空白条款。如空白条款不作约定，进行删除处理（如：划“＼”）；
（二）合同签署时有临时修改的，各方在所有正式文本的修改处加盖印章，或签约人签字、按手印；
（三）合同用印应严格按照公司《印章管理制度》规定使用合同专用章和法定代表人章，特殊情况下可使用公章和法定代表人或其授权代表签署。合同主办部门按照合同专用章、法定代表人章使用程序（使用公章的，按照公章使用程序）提请审批，印章保管人员根据批示意见并在合同主审人的监督下用印。法定代表人授权代表签署的，应有授权委托书；
（四）合同签署后，合同主办部门按约定持有相应份数的合同文本，并按照公司《档案管理制度》规定由各主办部门将合同文本及相应材料归档保存。
第九条 合同主办部门应对合同签署过程的真实性负责。合同签署后，合同主办部门对合同履行情况进行全面监督管理，具体要求为：
（一）建立合同档案。每项合同应建立专门档案，主要收录合同签约前的评估材料、签约对方的资质和资信证明（如营业执照、代理人签约的委托手续等），审核意见、采纳说明、合同正式文本，以及合同履行过程中双方往来的书面函件、书面签证、收发货单据、结算文件、文书、传真等一切与合同有关的书面材料等。必要时可对以特殊形式表现的内容，进行证据保全公证后，留存公证书。留存复印件的，要明确标注原件的存放地点；
（二）建立合同管理台账。
（三）合同签署后，对合同进行变更的（例如转让、解除、中止、终止等）, 合同主办部门应按照本办法规定的程序，重新提起合同审核流程。
第十条 在合同履行过程中，如发生纠纷隐患时，应按以下程序处理：
（一）发生对方当事人不履行合同、不适当履行合同、不全面履行合同等情况时, 合同主办部门应及时制定应对措施并上报公司；
（二）公司决定通过诉讼、仲裁等方式解决时, 合同主办部门应收集有关材料、证据，迅速实施。
第四章 合同管理责任
第十一条 在合同评审时未尽到勤勉义务，对于应发现而未发现的合同问题或采纳合同审核意见后，合同履行中造成重大经济损失或不利社会影响的，应当对责任人进行处理。
第十二条 合同资料归档、保管中，未按公司《档案管理制度》规定执行，因合同资料遗失、毁损造成重大损失的，应当对责任人进行处理。
第十三条 合同签署、履行过程中，与对方当事人相互串通，损害公司利益的，应当依法要求责任人承担赔偿责任，涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。
河北中阳房地产开发有限公司
招标管理办法
第一章 总则
第一条 为加强河北中阳房地产开发有限公司招标管理工作，规范招标活动，维护公司合法权益，提高经济效益，保证项目质量，根据《中华人民共和国招标投标法》、《河北信息产业投资集团有限公司招标管理办法》等法律法规及有关规定，结合公司招标工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于工程建设项目、非经营性物资和服务采购项目的招标活动。
第三条 公司工程发包、重要设备物资采购、委托服务等，按照下列标准执行：单项合同估算价在50万元以上的，应当委托招标代理机构进行招标。
第四条 有下列情形之一的项目，可以不进行招标，但必须向公司招标领导小组提出不招标申请，并说明不招标原因：
（一）涉及国家安全、国家机密、抢险救灾或者扶贫工作的；
（二）需要采用不可代替的专利或者专有技术的；
（三）国家规定的其他特殊情形。
第五条 招标活动必须遵守国家有关法律、行政法规以及中阳公司的有关规定，必须遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。
第二章 组织机构职责及流程
第六条 公司设立招标领导小组，组长由董事长担任，成员为总经理、主管副总、公司纪检人员及主办部门负责人，负责主办部门的招标管理工作，具体职责是：
（一）选定招标代理机构；
（二）负责审核招标代理机构编制的招标文件；
（三）指导、监督、检查、协调招标管理工作；
（四）受理招标争议，处理招标过程中出现的重大问题。
第七条 公司各部门负责本部门的具体招标工作，为相应主办部门，主要职责如下：
（一）起草本部门拟招标项目的招标实施方案，向河北信投集团公司提交招标申请；
（二）对招标代理机构编制的招标文件根据拟招标项目实际情况进行初审；
（三）组织召开招标工作会议，对招标范围、招标内容、暂定价材料种类、暂定价格（暂定价格须主办部门经过市场调查后确定）、合同主要条款、投标人资质等级要求等进行讨论，形成会议纪要；
（四）根据会议纪要对招标文件进行修改；
（五）编制“招标文件评审表”，根据规定程序进行评审，无异议后形成定稿；
（六）将定稿后的招标文件及相关图纸、文件等资料交与招标代理公司，由招标代理公司向投标人统一发放；
（七）督促招标代理公司根据《招投标法》和相关法律法规按程序做好相关工作；
（八）视投标人报名情况决定是否需要资格预审，若不需要资格预审，则在开标后由评标委员会对投标人首先进行资格后审，资格后审合格后方可对其进行评标；
资格审查主要应包括以下几方面的内容：法人资格、资质等级、营业范围、安全生产许可证、商业信誉、荣誉证书、带资能力、注册资本、总资产、人员能力和设备能力等；
（九）投标人通过资格预审后，领取招标文件和相关图纸资料；
（十）协助招标代理按照招标文件规定及要求组织投标人进行答疑，如有必要组织投标人对施工现场进行踏勘；
（十一）协同招标代理公司进行开标、评标、定标；
（十二）由招标代理公司在规定网站上进行中标结果公示，公示期满无异议后，在规定的时间内由招标代理公司向中标单位发送中标通知书，若第一中标人放弃中标，由排序第二者为中标人；
（十三）发出中标通知书后由主办部门编制招标结果情况说明报公司领导，并报送河北信投集团公司相关部门备案；
（十四）主办部门代表公司与中标单位签订合同，负责项目的实施与验收；
（十五）按照档案管理办法对招标文件、投标文件、中标结果、合同等进行归档和管理。
第八条 评标委员会由招标人代表、招标人上级机构派出的纪检人员、相关技术、经济方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，除招标人代表和招标人纪检人员外，其他评标专家从专家库随机抽取，评委会人员名单必须严格保密。评标委员会主任由评标委员会成员选举产生。评标结束后，评标委员会即告解散。
第三章 招标工作要求
第九条 如有必要，可对投标人做实地考察和调查工作，包括办公场所、生产场所、在建工地、已完工程以及业务负责人或联络人的授权情况，严格防范合同欺诈。
（一） 考察内容：
1、投标企业的公司环境，包括办公环境、部室设置、人员精神风貌；
2、接待人员（委派的专业人员）的情况介绍和其本人的素质；
3、公司和委派的专业人员近期业绩和存在问题；
4、根据公司对项目的特殊要求进行考察。
（二）考察人员不少于三人，应为单数。
（三）考察结果：每一名考察人员的结论单独成文统一提交到招标领导小组，作为确定入围企业和确定信誉分值的重要依据。
第十条 招标工作应当在具备下列条件后进行：
（一）招标项目经相关程序决策同意实施；
（二）招标事项的内容、拦标价已明确；
（三）资金或者资金来源已落实。
第十一条 项目招标一般采用公开招标的形式，以招标公告的方式邀请不特定的法人或组织投标。不宜公开招标的项目，可进行邀请招标，以投标邀请书的方式邀请特定的法人或组织投标。
第十二条 招标文件应当包括：招标内容、招标类别、招标方式、评标办法、投标人资格要求、资格预审或后审、评委选定、评标原则、标底或最高限价的编制原则、招标工作程序等内容。
第四章 委托招标
第十三条 招标工作应当委托招标代理机构办理。
第十四条 主办部门代表公司与招标代理机构签订委托代理合同。招标代理机构起草的招标文件由主办部门进行初审，并按招标流程和规定召开招标工作会议，组织相关人员进行评审。
第十五条 主办部门和招标代理机构具体负责招标工作。确定中标人后，主办部门应将中标情况报公司办公室备案，并上报河北信投集团公司备案。
第五章 工作纪律
第十六条 任何部门和个人不得在招标过程中存在下列行为：
（一）将必须进行招标的项目化整为零规避招标；
（二）与投标人相互串通搞虚假招标；
（三）以其他任何方式规避招标的行为。
第十七条 任何部门和个人不得从事下列违反法定招标程序的行为：
（一）必须公开招标的项目未按规定发布招标公告；
（二）另行订立背离合同实质性内容的其他协议；
（三）其他违反正当招标程序的行为。
第十八条 任何人在招标过程中均负有保密义务，严格禁止从事下列行为：
（一）泄露评标委员会人员名单；
（二）向投标人透露投标文件的评审、中标候选人的推荐以及与定标有关的其他情况；
（三）违反其他保密规定的行为。
第十九条 所有参加招标的工作人员要恪守职业道德，严守纪律，严禁从事下列行为：
（一）与投标人或者与招标结果有利害关系的人在招标期间私下接触；
（二）收受投标人、中间人以及其他利害关系人的财物或者其他好处；
（三）其他违反职业道德和工作纪律的行为。
第二十条 任何部门和个人不得存在下列违反回避规定的行为：
（一）明知本人亲属或其他利害关系人直接或间接参与或代理本项目的招标，拒不退出招标工作；
（二）有任何违反限制性规定而未回避的行为。
第二十一条 任何部门和个人不得实施下列限制正当竞争的行为：
（一）违法或以不合理的条件限制或者排斥其他符合条件的法人或者组织参加投标；
（二）对潜在投标人实行歧视待遇；
（三）其他任何限制正当竞争的行为。
第二十二条 对违反本办法的部门与个人，视情节轻重分别给予以下惩处：
（一）限期改正、通报批评，并移交河北信投集团纪检机构；
（二）暂停项目执行或者资金拨付；
（三）造成经济损失的，依法追偿；
（四）涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。
第二十三条 所有工作人员在招标过程中务必做到廉洁自律、秉公办事，河北信投集团纪检机构对招标活动进行全程监督。
